Protocolo Actual 21/02/2025 1c5i9

Buenas tardes estimados soñantes de Informa Radio. Empezamos la vigésimo tercera edición en este programa Protocolo Actual a cargo de quien les habla, José María López Guerrero, donde abordaremos temas de protocolo, organización de eventos y relaciones públicas. Pretende ser un programa ameno, desenfadado, donde demos cabida a todas aquellas cosas que nos gustaría saber para poder quedar bien en cualquier escenario y no desentonar en cualquier acto que tengamos, ya sea en el trabajo, en casa, en un acto social...

El programa será semanal, de una hora aproximadamente de duración. Se emitirá los viernes a las 16 horas, los domingos a las 20 horas y en la madrugada del martes a las 5 horas. Contaremos normalmente con al menos un invitado todas las semanas, experto en algunos temas de los que aquí hablamos para aprender de ellos y conversar con ellos.

Hoy concretamente va a ser un monólogo, un monólogo porque ¿de qué hablaremos hoy? Hablaremos de protocolo en el deporte, concretamente de las invitaciones y de lo que es un palco de honor y cómo se organiza a la hora de colocar a los asistentes. También tendremos las habituales secciones de preguntas protocolarias formuladas por nuestros oyentes y la reflexión del día.

Y vamos a meternos ya en materia, vamos a empezar a hablar de las invitaciones. ¿Qué es una invitación? Entendemos como invitación el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a un determinado grupo de personas e instituciones el deseo del anfitrión para que asistan a un acto o a un evento. En este caso vamos a hablar de la invitación a un evento deportivo, pero es extensible a cualquier otro tipo de acto.

A las autoridades y personalidades de gran relevancia se les envía una carta personalizada por parte del anfitrión, además de la invitación tipo o incluso una acreditación si es que el evento dura varios días. No es lo mismo una invitación que es para un acto que dura una tarde o unas horas que si es un evento que dura varios días como un campeonato de atletismo, que ahí ya por lo que se suele enviar es una acreditación. En cambio a los invitados de menor relevancia pues se les envía únicamente la invitación, no se les envía la carta.

En cualquier caso en ambos tipos de invitación siempre debe acompañarse de una nota de protocolo. ¿Qué es una nota de protocolo? Es un documento de menor tamaño que la invitación en el que se reflejan aspectos que no deben aparecer en la invitación, tanto por su estética como por su contenido, pero que son importantes a la hora de aclarar cuestiones al invitado, como por ejemplo la puerta de entrada, el transporte público que llega hasta la instalación deportiva, la etiqueta, el parking, hora máxima de llegada, etc.

Lógicamente la invitación debe de llevar siempre el anagrama de la institución deportiva que invita. ¿Y quién invita? Pues la máxima autoridad de esa institución deportiva. Lo que no hay que poner es en la invitación el tratamiento, no tiene sentido que uno se ponga a sí mismo excelentísimo o ilustrísimo. No es recomendable invitar mediante correo electrónico, esto parece el sindicato de las prisas. Vamos a ver, solo sería viable si hemos olvidado a algún invitado, entonces no tenemos un método más rápido, pues es un recurso pero hay que utilizarlo en última instancia.

No obstante, cuando esto nos ocurra habría que hacer una llamada telefónica anterior al envío de la invitación para suavizar la situación e inventar alguna excusa y decir que vamos a enviar la invitación por correo electrónico.

Hay que hacer un seguimiento de las invitaciones, es decir, no solamente hay que intentar que lleguen a todas las personas que se quieren invitar sino saber con antelación si confirman su asistencia. Antiguamente no se pedía confirmación. ¿Por qué? Pues porque se entendía que todos los invitados asistirían al acto de no ser por un motivo de fuerza mayor. Hoy en cambio la cosa ha cambiado. Hoy en día con la multitud de actos que se desarrollan diariamente se suele pedir esa confirmación de asistencia con las siglas SRC que significa