268: Cómo usar ChatGPT para documentar procesos 33mm

Un gran desafío que veo que me hacen llegar muchas agencias de viajes
es conseguir sacar tiempo para documentar sus procesos.
Es algo que continuamente vamos postergando
porque estamos totalmente metidos y metidas en las tareas del día a día.
Pero, en realidad, documentar procesos es clave
para contar con negocios optimizados, organizados y escalables.
Así que hoy te traigo un truco para hacerlo un poquito más fácil
con la ayuda de ChatGPT.
Aunque existen herramientas digitales específicas en el mercado
para documentar procesos, hoy te traigo este truquito
que está al alcance de cualquier agencia de viajes,
va a ser que es muy sencillo.
Hoy en Travelteca, cómo documentar un proceso con ChatGPT
para tu agencia de viajes.
Hola, soy Ángela Fernández, turistóloga apasionada del marketing turístico
y fundadora y formadora en Travelteca.es,
la escuela online para profesionales del sector turístico.
Documentar procesos te sirve para estandarizar las tareas,
poder optimizarlas y hacerlas de forma más eficiente
y muy importante, poder delegarlas.
Pero entiendo que si ya estás en la vorágine
o en esa rueda de hámster en la que tienes tantas tareas
que necesitas delegar, si a su vez le sumamos la tarea
de tener que documentarlo, pues esto se convierte en una locura.
Así que entiendo que el hándicap es grande.
Entonces la pregunta es, ¿cómo puedo documentar sin parar de producir?
Por eso en este vídeo te voy a enseñar a cómo documentar fácilmente
con ChatGPT mientras haces las tareas que tienes que hacer.
Usando únicamente darle a grabar a la pantalla y un buen prompt.
En el curso Viaje hacia la efectividad, planificación y productividad
vemos desde cero cómo crear un manual de procesos en Notion.
De hecho, te facilito una plantilla perfecta
para redactar un proceso de 10.
Pero hoy te voy a compartir una forma un poquito más sencilla y práctica
para que le vayas cogiendo ritmo y no lo dejes para después.
Antes de nada, ¿qué necesitas para poder hacer esto?
Para aplicar este truco vas a necesitar tres cosas.
Primero, una estructura que ChatGPT tiene que seguir
a la hora de documentar tu proceso.
Dos, una cuenta gratuita en ChatGPT.
Y tres, una herramienta que te permita grabar la pantalla.
Puede ser la propia de tu ordenador o herramientas digitales como Loom
o incluso la opción de grabar de Zoom.
Te dejo un vídeo por aquí arriba en el que te explico cómo funciona Loom
si no conoces esta herramienta.
La clave aquí, como ves, es que no necesitas ninguna herramienta
compleja de documentación.
Con estas tres sencillas cosas ya puedes empezar a crear
todo tu manual de procesos.
Y lo más importante, sin dejar de producir.
Que yo sé que esto es lo que te preocupa.
Vale, hemos comentado que necesitas una estructura
que le vamos a dar a ChatGPT
para saber cómo documentar exactamente el proceso.
Pues como mínimo, un proceso debe incluir estos puntos.
El objetivo del proceso.
¿Para qué sirve y qué se busca con este proceso?
¿Quién documenta el proceso?
¿Quién ha generado la documentación?
Fecha de documentación.
¿Cuándo se está documentando el proceso?
Esto es muy importante para luego saber
si este proceso está o no actualizado.
¿Cuándo se debe realizar este proceso?
¿En una fecha específica o cuando suceda una acción determinada?
Herramientas y recursos necesarios.
Esto es imprescindible.
Es como ponernos a hacer una receta sin saber los ingredientes.
¿Qué necesitas para hacer esta tarea?
Y por último, por supuesto, el paso a paso detallado.
Una explicación clara de qué pasos debo seguir
para completar el proceso con éxito.
Como te decía, en el curso VIAJE HACIA LA EFECTIVIDAD
vemos esto en un módulo completo, en varios temas,
pero con esto ya tienes las bases sobre cómo documentar un proceso.
Y ahora sí, vamos a ver cómo hacerlo en ChagGPT.
En ChagGPT, para que cada vez que tengamos que documentar
un nuevo proceso, ya le tengamos entrenado, por así decirlo.
Esto lo vamos a hacer de una forma súper sencilla
porque te voy a dar el prompt que necesitas.
Lo tenemos dentro de la biblioteca de prompts de ChagGPT de Travelteca.
Pero abajo, en el link de descripción de este vídeo,
vas a poder también encontrarlo.
Lo vas a encontrar así, sombreado en gris,
y si te colocas encima de la parte sombreada,
arriba aparece el botón de copiar.
Nos vamos a ChagGPT, que previamente ya te habrás creado
tu cuenta gratuita y lo vas a pegar.
Ahora tienes que rellenar aquellos apartados que están en corchetes.
El objetivo de este chat es que te conviertas en mi asistente
en la documentación de procesos de mi...
Y aquí ponemos el tipo de negocio, pues agencia de viajes.
A partir del vídeo que te proporcionaré,
quiero que documentes el proceso
siguiendo una estructura clara y organizada.
La documentación debe ser precisa, fácil de seguir
y con un formato que facilite su uso en el manual de operaciones.
Estructura de proceso.
Aquí es donde le damos la estructura que ya te he dado antes.
Título del proceso.
Si quieres, lo puedes completar o incluso que él mismo elija uno.
Yo le voy a dejar que elija el que él quiera.
Objetivo del proceso.
Explica en una o dos frases cuál es el propósito de este proceso
y por qué es importante.
¿Quién documenta el proceso?
Indicar nombre.
Pues en este caso voy a poner el mío, por supuesto.